A. Definisi

Setiap kata atau istilah berikut yang digunakan di dalam Syarat dan Ketentuan Kebijakan Privasi ini memiliki arti seperti berikut di bawah, kecuali jika kata atau istilah yang bersangkutan di dalam pemakaiannya dengan tegas menentukan lain:

1. Data Identitas Pribadi (“Data Pribadi”) Pelanggan adalah berarti setiap dan seluruh data pribadi dan data kesehatan Pelanggan yang setuju diberikan oleh Pelanggan atau kepada Prodia, termasuk namun tidak terbatas pada nama, tanggal lahir, jenis kelamin, agama, pendidikan, alamat, nomor telepon, email, status perkawinan, pekerjaan, etnik, nomor KTP/identitas lainnya, foto, atau informasi-informasi lain serta dokumen dan data lainnya sebagaimana diminta pada formulir pendaftaran akun atau informasi kesehatan termasuk setiap dan seluruh data kesehatan Pelanggan di dalam rekam medis meliputi kondisi kesehatan, pengobatan, alergi, vaksinasi, imunisasi, tindakan, riwayat medis, resep, laporan, anjuran dan informasi medis atau kondisi kesehatan lainnya. Data Pelanggan adalah data perseorangan tertentu yang disimpan, dirawat, dan dijaga kebenaran serta dilindungi kerahasiaannya. Perlindungan data pribadi merupakan salah satu hak asasi manusia yang merupakan bagian dari perlindungan diri pribadi. Data Pelanggan dalam hal ini milik Pelanggan merupakan satu kesatuan dan bagian yang tidak terpisahkan dari Rekam Medis yang dimiliki oleh Prodia, dimana ketentuan Rekam Medis telah diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis yang diterbitkan oleh Menteri Kesehatan secara resmi, untuk memastikan proses layanan Kesehatan berjalan maksimal.
2. Pelanggan adalah pihak yang memperoleh pelayanan kesehatan di Prodia baik seseorang atau kelompok tertentu yang membeli, menerima produk barang atau jasa yang ditawarkan.
3. Prodia adalah sebuah perusahaan yang menyelenggarakan kegiatan usaha dalam bidang layanan kesehatan baik promotif, preventif, kuratif maupun rehabilitatif, yang memberikan jasa bagi Pelanggan.
4. Rekam Medis adalah dokumen yang berisikan data identitas Pelanggan, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada Pelanggan.
5. "SATUSEHAT" adalah platform atau sistem layanan integrasi dan interoperabilitas data antar Fasilitas Pelayanan Kesehatan yang terhubung dengan PeduliLindungi dan diselenggarakan oleh Kementerian Kesehatan.
6. Data Finansial (“Data Finansial”) Pelanggan meliputi informasi tagihan seperti nomor rekening bank Pelanggan, nomor anggota asuransi, nomor kartu kredit, dan informasi lain yang digunakan Pelanggan dalam proses transaksi dengan Prodia.
7. Data operasional, baik yang Pelanggan berikan dan/atau Prodia kumpulkan meliputi nama Pelanggan dan kata sandi, pembelian atau pesanan yang Pelanggan lakukan, preferensi, umpan balik, tanggapan survei, ulasan dan komentar di situs atau melalui aplikasi, data transaksi yang terjadi dalam layanan termasuk data pada saat Pelanggan akan melakukan registrasi, log in aplikasi, reservasi, pembayaran, pemberian ulasan, dan lainnya (tidak terbatas kepada setiap dan/atau seluruh interaksi Pelanggan dalam menggunakan Layanan)
8. Data Teknis (“Data Teknis”) Pelanggan meliputi informasi teknis, termasuk di dalamnya alamat internet protocol (IP address) yang digunakan oleh ponsel ataupun peralatan lainnya untuk mengakses Layanan Prodia, informasi log-in, jenis dan versi dari sistem operasi (operating system), zona waktu, lokasi, dan Informasi kunjungan Pelanggan, termasuk di dalamnya Layanan dan jasa yang dilihat atau digunakan, waktu respon, dan informasi interaksi Pelanggan.
9. Data Medis (“Data Medis”) Pelanggan merupakan data-data yang dihasilkan dari Pelanggan dan layanan Prodia atau hasil interaksi dan komunikasi antara Pelanggan dengan Tenaga Kesehatan di Prodia. Data Medis ini termasuk namun tidak terbatas pada informasi tinggi dan berat badan, atau informasi riwayat penyakit termasuk hasil sebelum diagnosa, hasil konsultasi berupa rekaman medis atau hasil laboratorium.

B. Ketentuan Umum

Pelanggan memahami bahwa Prodia merupakan fasilitas Kesehatan resmi, yang dapat memberikan layanan sebagai fasilitas Kesehatan sesuai dengan ijin yang dimiliki. Dan atas Pemeriksaan yang Pelanggan lakukan, Pelanggan memahami bahwa Prodia membutuhkan data Pelanggan dalam melakukan proses Pemeriksaan dan Layanan (sampai dengan hasil selesai) dan Feedback/ Survey Layanan Pelanggan, baik itu Data Pribadi dan juga data Informasi Medis terkait kondisi Kesehatan berdasarkan asesmen dan skrining yang dilakukan sebelumnya oleh Perawat/Dokter.

Informasi Medis akan diambil oleh Prodia dan selanjutnya diberikan kepada ahli medis, dokter, atau ahli genetika dan/atau pihak lain yang ditunjuk oleh Prodia.

Dengan menandatangani Lembar Persetujuan ini, Pelanggan memberikan persetujuan kepada Prodia untuk mengungkapkan Informasi medis Pelanggan kepada ahli medis, dokter, atau ahli genetika dan/atau pihak lain yang ditunjuk oleh Prodia (Dalam Negeri / Luar Negeri)*, untuk digunakan dalam kepentingan pemeriksaan, perawatan, pengobatan pelanggan, (pendidikan maupun penelitian)** sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Lembar Persetujuan ini.

* Pemeriksaan yang dirujuk ke dalam dan luar negeri akan diinformasikan oleh petugas Prodia.

C. Hasil Pemeriksaan

Pelanggan memahami bahwa hasil Pemeriksaan Pelanggan merupakan bagian dari Rekam Medis Prodia, dan akan memperlakukannya secara rahasia dimana Pelanggan menjamin bahwa hasil Pemeriksaan Pelanggan hanya akan diterima oleh Pelanggan atau Kuasa yang Pelanggan berikan dan akan memperlakukan Hasil Pemeriksaan tersebut secara rahasia. Pelanggan bertanggung jawab sepenuhnya dan melepaskan Prodia dan/atau anak Perusahaannya dari segala tuntutan dan kerugian atas terungkapnya Informasi Rahasia pada hasil pemeriksaan akibat penyalahgunaan atau kelalaian Pelanggan.

Dengan ini Pelanggan setuju atas diungkapnya rekam medis yang dilakukan Prodia dan memahami segala risiko yang timbul  sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.

D. Pengungkapan Data Pelanggan

Pelanggan memahami dan setuju bahwa Data Pelanggan dan Informasi Medis adalah data Pribadi yang bersifat rahasia, selain itu Pelanggan juga telah mengetahui sebagaimana ketentuan peraturan yang mengatur mengenai perlindungan data pribadi bahwa data Pelanggan dapat diungkapkan berdasarkan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.

E. Jenis Data yang Disimpan

1. Data Identitas Pribadi (“Data Pribadi”) Pelanggan
2. Data Finansial (“Data Finansial”) Pelanggan
3. Data operasional, baik yang Pelanggan berikan dan/atau Prodia kumpulkan
4. Data Teknis (“Data Teknis”) Pelanggan
5. Data Medis (“Data Medis”) Pelanggan

F. Dasar Hukum Syarat dan Ketentuan kebijakan Privasi

1. Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 Tentang Perlindungan Data Pribadi
2. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 Tentang Rekam Medis
3. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 36 Tahun 2012 Tentang Rahasia Kedokteran
4. Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 1966 tentang Wajib Simpan Rahasia Kedokteran

G. Tanggung Jawab Penyimpanan dan Kepemilikan Data Medis

1. Identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan riwayat pengobatan Pelanggan harus dirahasiakan oleh dokter, tenaga kesehatan, petugas pengelola dan pimpinan penyelenggara fasilitas kesehatan.
2. Isi dari rekam medis merupakan milik Pelanggan.
3. Pembukaan rekam medis berupa penjelasan tentang isi rekam medis Pelanggan oleh dokter, tanpa memberikan berkas rekam medis.
4. Pelanggan setuju bahwa segala informasi dan Data Medis Pelanggan, termasuk beberapa informasi yang diklasifikasikan sebagai rahasia kedokteran dan rekam medis berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam Republik Indonesia, akan disimpan, dan/atau diproses oleh Prodia. Segala informasi dan Data Medis tersebut akan disimpan dan diproses dengan mengutamakan prinsip kerahasiaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku,
5. Prodia menjamin kerahasiaan Data Medis Pelanggan dan tidak akan mengungkapkan Data Medis kepada pihak manapun, kecuali ditentukan lain sesuai peraturan perundang-undangan untuk hal-hal sebagai berikut:
1. Sebagai kepentingan kesehatan Pelanggan.
2. Memenuhi permintaan penegak hukum dalam hal penegakan hukum dalam perintah pengadilan.
3. Permintaan dan/atau persetujuan Pelanggan sendiri.
4. Permintaan lembaga/ lembaga berdasarkan ketentuan perundang-undangan.
5. Kepentingan penelitian pendidikan dan audit medis, tanpa menyebutkan identitas Pelanggan.
6. Pada pelanggan corporate, permintaan fotocopy identitas pelanggan digunakan untuk proses penagihan.

H. Keamanan Data Pelanggan

1. Prodia akan melindungi dan memastikan keamanan Data Pribadi Pelanggan yang diproses.
2. Prodia akan menjaga kerahasiaan Data Pribadi Pelanggan yang diproses.
3. Prodia akan mengawasi semua pihak yang terlibat dalam pemrosesan Data Pribadi Pelanggan.
4. Prodia akan melindungi dari pemrosesan Data Pribadi yang melanggar hukum.
5. Prodia akan mencegah pemrosesan Data Pribadi yang melanggar hukum.

I. Pengungkapan Data Pelanggan

1. Apabila dalam kondisi dimana Prodia perlu untuk melakukan pengungkapan Data Pelanggan atas dasar Peraturan perundang-undangan termasuk namun tidak terbatas pada permintaan Kementerian Kesehatan Republik Indonesia untuk digunakan dalam platform SATUSEHAT, maka Prodia menjamin hanya akan memberikan informasi data Pelanggan sesuai jenis data yang diminta serta tujuan dan dengan cara yang sah sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2. Prodia tidak memiliki kewajiban atas kerahasiaan Data Pelanggan , dalam hal (i) sudah diketahui oleh khalayak umum, (ii) diketahui oleh Prodia dari pihak lain tanpa adanya pelanggaran atas kerahasiaan (iii) disyaratkan ketentuan hukum dan peraturan perundang-undangan yang berlaku (iv) disyaratkan oleh proses hukum.
3. Untuk dapat memaksimalkan kualitas dan pengalaman layanan yang optimal, maka Prodia berhak atas informasi Pelanggan yang akurat dan sebenar-benarnya. Apabila ditemukan ketidakakuratan dan ketidakbenaran atas data yang diberikan oleh Pelanggan, maka hal tersebut sepenuhnya merupakan tanggung jawab dari Pelanggan dan Prodia dalam hal ini terbebas dari setiap ganti rugi, resiko atau tuntutan yang timbul dari Pelanggan dan pihak manapun sehubungan dengan ketidakakuratan dan ketidakbenaran data yang diterima oleh Prodia.

J. Hak Pelanggan sebagai Pemilik Data

Setelah Pelanggan memenuhi persyaratan yang diperlukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, maka Pelanggan berhak:

1. Mendapatkan informasi tentang kejelasan identitas, dasar kepentingan hukum, tujuan permintaan data Pelanggan atas Data Pribadi.
2. Melengkapi, memperbarui, dan/atau memperbaiki kesalahan dan/atau memperbaiki kesalahan dan/atau ketidakakuratan Data Pribadi Pelanggan.
3. Mendapatkan akses dan memperoleh salinan Data Pribadi Pelanggan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
4. Mengakhiri pemrosesan, menghapus, dan/atau memusnahkan Data Pribadi Pelanggan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
5. Menarik kembali persetujuan pemrosesan Data Pribadi Pelanggan yang telah diberikan kepada Prodia.
6. Mengajukan keberatan atas tindakan pengambilan keputusan yang hanya didasarkan pada pemrosesan secara otomatis, termasuk pemrofilan, yang menimbulkan akibat hukum atau berdampak signifikan pada Pelanggan.
7. Menunda atau membatasi pemrosesan Data Pribadi Pelanggan.
8. Hak Pelanggan Point 2 sampai dengan Poin 7 harus diajukan oleh Pelanggan melalui permohonan tercatat yang disampaikan secara elektronik atau non elektronik kepada Prodia.
9. Pelanggan berhak mendapatkan informasi layanan kesehatan Prodia yang disampaikan melalui channel-channel Prodia (Telepon, SMS WhatsApp, Email, dan Media Komunikasi Layanan Prodia lainnya) namun tidak terbatas pada informasi pada informasi dan/atau peraturan mengenai layanan kesehatan sepanjang diizinkan oleh hukum yang berlaku di Republik Indonesia.

K. Hak Prodia Sebagai Pengelola Data

1. Prodia berhak memastikan keakuratan Data Pribadi Pelanggan dengan melakukan verifikasi.
2. Prodia dapat memperbarui dan/atau memperbaiki kesalahan Data Pribadi Pelanggan.
3. Prodia berhak merekam semua proses terkait pemrosesan data Pribadi Pelanggan.
4. Prodia menolak dalam memberikan akses terhadap setiap perubahan yang dilakukan terhadap Data Pelanggan sehubungan dengan hal-hal sebagai berikut: 1) Perubahan yang membahayakan keamanan dan kesehatan Pelanggan dan/atau orang lain; 2) Perubahan yang mengakibatkan pengungkapan Data pihak lain; dan/atau 3) Perubahan yang bertentangan dengan pertahanan dan keamanan negara.
5. Prodia berhak menghentikan pemrosesan Data Pribadi dalam hal Pelanggan menarik kembali persetujuan pemrosesan Data Pribadi dengan ketentuan yang diatur dalam peraturan perundang-udangan.
6. Prodia berhak melakukan penundaan dan pembatasan pemrosesan Data Pribadi baik sebagian maupun dengan ketentuan yang diatur dalam peraturan perundang-udnangan.
7. Prodia berhak mengakhiri pemrosesan Data Pelanggan jika: 1) Periode penyimpanan terkait telah terlampaui; 2) Tujuan terkait telah tercapai; dan/atau 3) Diminta oleh Pelanggan dengan ketentuan.
8. Prodia berhak menghapus Data Pribadi dalam hal sebagaimana berikut:
   1. menghapus Data Pribadi;
   2. Pelanggani telah melakukan penarikan kembali persetujuan pemrosesan Data Pribadi;
   3. terdapat permintaan dari Pelanggan;
   4. Data Pribadi diperoleh dan/ atau diproses dengan cara melawan hukum.
9. Prodia dapat memusnahkan Data Pribadi dalam hal sebagaimana berikut:
   1. Telah habis masa retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan jadwal retensi arsip;
   2. Terdapat permintaan dari Pelanggan;
   3. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses hukum suatu perkara; dan/ atau;
   4. Data Pelanggan diperoleh dan/ atau diproses dengan cara melawan hukum.
10. Prodia sewaktu-waktu dapat mengubah atau menghapus ketentuan-ketentuan dalam syarat dan ketentuan kebijakan privasi data ini yang mana akan diinformasikan oleh Prodia kepada Pelanggan dari waktu ke waktu. Dalam hal terjadi perubahan atau penghapusan ketentuan-ketentuan dalam syarat dan ketentuan kebijakan privasi data ini, Pelanggan akan memberikan persetujuannya terhadap syarat dan ketentuan kebijakan privasi data versi terbaru saat Pelanggan menggunakan Layanan Prodia setelah perubahan atau penghapusan tersebut terjadi.
11. Prodia berhak untuk membatasi atau menghentikan Pelanggan dalam menggunakan Layanan Prodia jika ditemukan aktivitas mencurigakan dari Pelanggan, seperti melanggar ketentuan dalam Syarat dan Ketentuan kebijakan privasi data, atau peraturan perundang-undangan yang berlaku.
12. Prodia berhak menggunakan penyedia layanan pihak ketiga untuk menyediakan layanan yang melibatkan pemrosesan data, untuk pemeriksaan referensi, saran profesional (termasuk hukum, akuntansi, konsultasi keuangan dan bisnis), teknologi, situs, penelitian, pemrosesan data, asuransi, forensik, pemasaran, dan layanan keamanan. Guna menghindari penyalahgunaan data Pelanggan, Prodia dan pihak ketiga dapat mengadakan perjanjian kerahasiaan untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan data Pelanggan.
13. Prodia berhak membuka Data Pribadi jika dibutuhkan, seperti membuka informasi pribadi Pelanggan untuk penegakan hukum dan kebutuhan hukum, melaksanakan kesepakatan lain, atau untuk melindungi hak dan keamanan Prodia dan Pelanggan.
14. Prodia berhak memberikan data hasil pemeriksaan kesehatan Karyawan Pelanggan yang ditunjuk untuk melakukan pemeriksaan layanan kesehatan di cabang-cabang Prodia, hal ini dilakukan sebagaimana telah diatur dalam perjanjian kerjasama yang telah disepakati Para Pihak.
15. Prodia dapat memberikan akses kepada Pelanggan terhadap Data Pribadi Pelanggan yang telah diproses beserta rekam jejak pemrosesan Data Pribadi sesuai dengan jangka waktu penyimpanan Data Subjek Pribadi, Prodia memberikan akses paling lambat 3 x 24 (tiga kali dua puluh empat) jam terhitung sejak Prodia menerima permintaan akses secara tercatat dan dievaluasi oleh Prodia.
16. Prodia dapat melakukan pembaruan data, penghentian pemrosesan data pribadi, perbaikan data, penghapusan data dilakukan dengan waktu maksimal 3x24 (tiga kali dua puluh empat) jam.

L. Pengiriman Data Pelanggan Kepada Pihak Yang Berada Di Luar Wilayah Indonesia

Prodia dapat melakukan transfer data pribadi kepada pihak ketiga baik di dalam maupun luar negeri. Tindakan tersebut dapat dilaksanakan setelah memperoleh persetujuan dari Pelanggan. Jika data Pelanggan akan ditransfer ke luar wilayah Indonesia, maka negara tujuannya harus memiliki paling sedikit standar yang sama dengan perlindungan data pribadi dengan Indonesia, kecuali terdapat kontrak antara pengendali data dan penerima data di luar wilayah Indonesia dan terdapat perjanjian Internasional antar negara.

M. Jangka Waktu Penyimpanan Data Privasi

Penyimpanan data Rekam Medis Elektronik di Prodia dilakukan paling singkat 25 (dua puluh lima) tahun sejak tanggal kunjungan terakhir Pelanggan sesuai dengan Peraturan yang berlaku.

N. Kontak Prodia

Jika Anda memiliki pertanyaan, permintaan atau keluhan terkait kebijakan privasi data dan atau keamanan data silakan menghubungi Prodia dengan mengirim e-mail ke info@prodia.co.id.